Canal de Denuncias Acorán
Implementa un Canal de Denuncia eficaz y seguro
IMPLEMENTA UN CANAL DE DENUNCIAS EN TU EMPRESA
Informa de manera confidencial y segura de cualquier conducta inapropiada e irregular
¿QUÉ ES UN CANAL DE DENUNCIAS?
Un canal de denuncias es un mecanismo que permite a los empleados, clientes, proveedores y cualquier otra persona relacionada con la empresa informar de manera confidencial y segura de cualquier irregularidad, fraude, corrupción, abuso o cualquier otro tipo de conducta inapropiada o ilegal que se haya producido en la empresa.
Este canal de denuncias debe garantizar la confidencialidad de los denunciantes y estar accesible.
La obligación de disponer de un canal de denuncias se enmarca en la responsabilidad social empresarial y la necesidad de fomentar una cultura ética y de transparencia. El canal de denuncias permite informar de cualquier conducta irregular, fraude, corrupción o cualquier otra actividad sospechosa sin temor a represalias.
La implementación de un canal de denuncias requiere la adopción de medidas técnicas, organizativas y legales.
Las empresas pueden optar para implementar su canal de denuncias por contratar un proveedor externo especializado en la gestión de canales de denuncias.
La implementación de un canal de denuncias debe ir acompañada de una política clara y transparente que establezca los procedimientos a seguir en caso de recibir una denuncia y las garantías de confidencialidad y no represalia para los denunciantes. La empresa debe difundir la existencia del canal de denuncias y la política asociada entre todos los trabajadores y proveedores para que puedan utilizarlo de forma efectiva.
¿Qué empresas están obligadas?
Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establece que las siguientes entidades deberán contar con un canal de denuncia también llamado Whistleblower:
- Las empresas con 50 o más trabajadores, con independencia de sus actividades (art. 8.3);Whistleblower
- Las empresas que presten servicios y/o productos en mercados financieros (Anexo, Parte I.B);
- Las empresas consideradas sujetos obligados por la Directiva (UE) 2018/843, de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo (Anexo, Parte II);
- Y todas las entidades públicas, incluidas aquellas que sean propiedad o estén sujetas a su control (art. 8.9 primer párrafo).
La ley establece que el canal de denuncias deberá ser accesible para los trabajadores y cualquier persona ajena a la empresa que desee presentar una denuncia y deberá garantizar la protección y confidencialidad de los denunciantes. Además, se deberá designar a un responsable de la gestión y el seguimiento de las denuncias recibidas a través del canal de denuncias
En cualquier caso, más allá de las obligaciones legales, la implementación de un canal de denuncias es una medida recomendable para cualquier empresa que quiera fomentar una cultura ética y de transparencia. Un canal de denuncias es un mecanismo que permite a los empleados, proveedores, clientes y cualquier otra persona relacionada con la empresa informar de cualquier conducta irregular, fraude, corrupción o cualquier otra actividad sospechosa.
¿Qué características debe tener un canal de denuncias?
Para que un canal de denuncias sea efectivo y cumpla con su objetivo de prevenir y detectar conductas ilegales o inapropiadas en la empresa, es necesario que tenga ciertas características. Algunas de las características que debe tener un canal de denuncias para que sea efectivo serían:
Características de un canal de denuncias
- Confidencialidad: Los denunciantes deben poder presentar sus denuncias de manera confidencial, sin temor a sufrir represalias.
- Seguridad: el canal de denuncias debe garantizar la seguridad de la información recibida y la protección de los datos personales de los denunciantes.
- Accesibilidad: El canal de denuncias debe ser fácilmente accesible para todos los empleados y otras partes interesadas de la empresa.
- Responsabilidad: La empresa debe nombrar a un responsable de la gestión y seguimiento de las denuncias recibidas a través del canal de denuncias.
- Procedimientos claros: La empresa debe establecer procedimientos claros y precisos para la gestión de las denuncias recibidas a través del canal de denuncias.
- Información y formación: La empresa debe proporcionar información y formación adecuadas a los empleados y otras partes interesadas sobre el uso y la importancia del canal de denuncias.
- Seguimiento y resolución: La empresa debe realizar un seguimiento y una investigación adecuados de cada denuncia recibida a través del canal de denuncias, y tomar las medidas necesarias para resolver cualquier problema identificado.
¿Qué procedimiento debe establecer una empresa para implementar un Canal de Denuncias?
Para que un canal de denuncias sea efectivo y cumpla con su objetivo de prevenir y detectar conductas ilegales o inapropiadas en la empresa, es necesario que tenga ciertas características. Algunas de las características que debe tener un canal de denuncias para que sea efectivo serían:
Procedimiento para implementarlo
- Definir los objetivos y alcance del canal de denuncias: Antes de establecer un canal de denuncias, la empresa debe definir los objetivos y el alcance del mismo. Esto incluye decidir qué tipos de denuncias se pueden presentar a través del canal, quiénes pueden utilizarlo, cuál es la información que se debe proporcionar, etc.
- Establecer un sistema seguro y confidencial: Es importante garantizar la confidencialidad del canal de denuncias para fomentar la presentación de denuncias sin temor a represalias. Se puede establecer un sistema en línea o un número de teléfono exclusivo para las denuncias, garantizando la seguridad de la información y la protección de los denunciantes.
- Comunicar el canal de denuncias: Una vez establecido el canal de denuncias, es importante informar a los empleados, proveedores, clientes y otras partes interesadas sobre su existencia y cómo se puede utilizar. La empresa debe proporcionar información clara y concisa sobre cómo presentar denuncias, los tipos de denuncias que se pueden presentar, y cómo se manejarán y tratarán estas denuncias.
- Verificar y evaluar las denuncias: Es importante contar con un equipo capacitado para recibir, analizar y evaluar las denuncias recibidas a través del canal de denuncias. La empresa debe contar con un procedimiento para verificar la información recibida y evaluar la gravedad y credibilidad de cada denuncia.
- Tomar medidas y resolver las denuncias: Una vez verificada la información, la empresa debe tomar medidas adecuadas para resolver las denuncias. Estas medidas pueden incluir la apertura de una investigación interna, la cooperación con las autoridades competentes, la revisión de los procesos y políticas de la empresa, entre otros.
- Registrar y documentar el proceso: Es importante mantener un registro detallado de todas las denuncias recibidas, las medidas tomadas y los resultados obtenidos. Esto puede ayudar a la empresa a mejorar sus procesos y políticas, y también puede ser requerido por las autoridades competentes en caso de una investigación.
¿Qué medidas técnicas y de seguridad tiene que tener un Canal de Denuncias para cumplir con la legislación vigente?
Un canal de denuncias debe garantizar la seguridad de los denunciantes, la confidencialidad de la información y la protección contra posibles represalias, algunas medidas de seguridad que un canal de denuncias debe tener para cumplir con la legislación vigente son:
Privacidad y confidencialidad
El canal de denuncias debe garantizar la privacidad y la confidencialidad de los denunciantes. La información proporcionada debe ser protegida y solo debe ser accesible para aquellas personas que necesitan tener acceso a ella.
Protección contra represalias
El canal de denuncias debe garantizar la protección contra represalias para los denunciantes. La empresa debe asegurarse de que los denunciantes no sufran consecuencias negativas, como la pérdida de empleo o la intimidación, por presentar una denuncia.
Comunicación segura
El canal de denuncias debe garantizar que la comunicación sea segura y confiable. Esto significa que la información proporcionada por los denunciantes debe ser encriptada y protegida contra la interceptación o el acceso no autorizado.
Acceso restringido
El acceso al canal de denuncias debe estar restringido a aquellos que necesitan tener acceso para manejar las denuncias. Los empleados que manejen las denuncias deben ser capacitados y estar sujetos a acuerdos de confidencialidad y privacidad.
Transparencia
El proceso de denuncia debe ser transparente y estar disponible para las partes interesadas relevantes. Esto puede incluir informes periódicos sobre el número y el tipo de denuncias recibidas y cómo se han manejado.
Protección de datos
El canal de denuncias debe cumplir con la legislación de protección de datos. Esto significa que la información personal proporcionada por los denunciantes debe ser protegida y solo debe ser utilizada para fines legales y legítimos.
Evaluación y mejora
La empresa debe evaluar regularmente el funcionamiento del canal de denuncias para identificar áreas de mejora y garantizar que se esté cumpliendo con los requisitos legales y éticos.
Medidas técnicas
Encriptación de datos
Todos los datos y comunicaciones en el canal de denuncias deben estar encriptados para proteger la privacidad y confidencialidad de los denunciantes. Se debe utilizar un cifrado sólido y reconocido para garantizar que la información no pueda ser interceptada o descifrada por terceros.
Autenticación de usuarios
El canal de denuncias debe utilizar una autenticación de usuario segura para garantizar que solo los usuarios autorizados tengan acceso al sistema. Esto puede incluir la autenticación de dos factores y otras medidas de seguridad para proteger la identidad de los denunciantes.
Registro de actividad
El canal de denuncias debe mantener un registro de todas las actividades y transacciones realizadas en el sistema. Esto puede incluir el registro de las denuncias presentadas, los seguimientos realizados y los resultados de las investigaciones.
Protección contra ataques informáticos
El canal de denuncias debe contar con medidas de seguridad contra ataques informáticos, como la instalación de software antivirus, cortafuegos y otras soluciones de seguridad de TI.
Acceso restringido
El acceso al canal de denuncias debe estar restringido a las personas autorizadas, como los responsables de manejar las denuncias y los administradores del sistema. Se deben establecer controles de acceso y políticas de privacidad para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
Capacitación de los empleados
Todos los empleados que manejen el canal de denuncias deben recibir una capacitación adecuada en materia de seguridad de la información y protección de datos. Esto puede incluir capacitación en la identificación de posibles amenazas de seguridad y la implementación de medidas de seguridad apropiadas.
Evaluación de la seguridad
El canal de denuncias debe ser sometido a pruebas de seguridad regulares para identificar posibles vulnerabilidades y riesgos de seguridad. Se deben realizar evaluaciones de seguridad periódicas para garantizar que el sistema esté actualizado y sea seguro.
Nuestra aplicación de Canal de Denuncia cumple con todos estos requisitos para garantizar una buena gestión del mismo.
¿Cómo podemos ayudarte a implementar su canal de denuncias?
Acorán puede ser de gran ayuda para una empresa para implementar su canal de denuncias.
Podemos realizar un análisis y evaluación de la empresa y sus procesos internos para determinar el mejor enfoque para implementar un canal de denuncias. Esto puede incluir la revisión de políticas y procedimientos existentes, la identificación de áreas de riesgo y la evaluación de la cultura empresarial.
Le podemos ayudar a diseñar e implementar el canal de denuncias de la empresa. Con nuestra plataforma que cumple con todas las medidas de seguridad exigibles para cumplir con las diferentes normativas que regulan los canales de denuncia y que facilita la integración del mismo en su empresa.
Podemos proporcionar la capacitación sobre el uso y la gestión del canal de denuncias.
Le ayudamos a gestionar y realizar un seguimiento de las denuncias presentadas a través del canal de denuncias.
Esto puede incluir el establecimiento de procedimientos para el seguimiento y resolución de las denuncias, la identificación de tendencias y patrones en las denuncias presentadas y la generación de informes y análisis sobre el rendimiento del canal de denuncias.
Le ayudamos a mantener el canal de denuncias actualizado y en cumplimiento con los requisitos legales y éticos en evolución. Esto puede incluir la revisión periódica y la actualización de políticas y procedimientos, la evaluación de nuevas tecnologías y soluciones de seguridad y la implementación de mejoras en el canal de denuncias para mejorar su efectividad y eficiencia.
Acorán puede proporcionar una amplia gama de servicios y asesoramiento para ayudar a su empresa a implementar y gestionar un canal de denuncias efectivo y eficiente.
Acorán puede trabajar con su empresa para personalizar el canal de denuncias para satisfacer sus necesidades específicas y garantizar que se cumplan los requisitos legales y éticos.
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