El canal de denuncias en una empresa es una herramienta fundamental que debe garantizar la protección de las personas que informen sobre las infracciones cometidas dentro de la organización, según lo estipula la Directiva (UE) 2019/1937.
La implementación de un canal de denuncias efectivo no solo promueve la transparencia y la ética empresarial, sino que también asegura que los empleados se sientan seguros al reportar cualquier irregularidad. Sin embargo, es crucial que la creación y gestión de este canal no entre en conflicto con la Ley de Protección de Datos. Para ello, se deben cumplir una serie de requisitos específicos relacionados con la privacidad y el manejo de datos personales.
Antes de profundizar en la relación entre el canal de denuncias y la protección de datos, quiero destacar que, si estás buscando una manera sencilla de cumplir con la Ley 2/2023 e implementar un canal de denuncias que cumpla con todos los requisitos legales, estamos aquí para ayudarte.
¿Cuáles serían los aspectos básicos de privacidad en un canal de denuncias dentro de la empresa?
En primer lugar hay que informar adecuadamente a los miembros de la empresa sobre el Canal de Denuncias.
Es de vital importancia que todos los miembros de la empresa estén debidamente informados sobre la existencia del canal de denuncias y el tratamiento que se dará a sus datos. Esta acción no solo garantiza la transparencia del sistema, sino que también fomenta la confianza y la participación activa de los trabajadores en la detección y prevención de conductas contrarias a la Ley 2/2023 o al convenio colectivo aplicable.
Tiene que existir un equilibrio entre la privacidad del denunciado y los derechos del denunciante. Para mantener un equilibrio adecuado, se deben implementar medidas de seguridad y confidencialidad que protejan la identidad del denunciante, evitando su revelación al denunciado. Al mismo tiempo, es fundamental respetar los derechos del denunciado, permitiéndole el acceso a la información que se le imputa y brindándole la oportunidad de defenderse adecuadamente. Este enfoque busca preservar la integridad de ambas partes, fomentando un proceso justo y transparente que promueva la detección y sanción de conductas indebidas sin comprometer los derechos fundamentales de ninguna de las partes involucradas.
¿Quiénes están autorizados a acceder a los datos?
Otro aspecto importante a tener en cuenta es, cuáles serán las personas autorizadas a acceder a los datos. Las personas que tienen autorización para acceder a los datos personales obtenidos a través del canal de denuncias son aquellas que desempeñan roles específicos en la gestión y seguimiento de las denuncias.
Algunos ejemplos incluyen:
El responsable y gestores del canal de denuncias, el responsable de recursos humanos, cuando sea necesario, La persona encargada del ámbito legal en la empresa y por último y muy importante en las entidades en la que exista la figura del DPD, ente también podrá estar autorizado para acceder a los datos del Canal de Denuncias, para supervisar el correcto cumplimiento con la normativa.
Y por último y dependiendo del desarrollo de la denuncia, las autoridades judiciales, fiscales o administrativas, si el proceso de denuncia lo requiere.
Delegado de Protección de Datos en el canal de denuncias
En las empresas que implementen un canal de denuncias y tengan designado un Delegado de Protección de Datos (DPD) este velará por asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos, especialmente la Ley Orgánica 3/2018 y lo especificado en el Reglamento general de Protección de Datos. La principal responsabilidad del DPD es garantizar que el tratamiento de los datos personales en el proceso de denuncias cumpla con todas las normativas aplicables. Sería recomendable, en las empresas que implementen un canal de denuncias que contaran con la figura del Delegado de Protección de Datos.
¿Cuáles serían los principios fundamentales en materia de protección de datos en el proceso de gestión de denuncias?
Dentro de las medidas técnicas y organizativas que deben aplicar las empresas, para garantizar un correcto cumplimiento están:
Limitación de la finalidad
Las denuncias deben referirse únicamente a hechos o conductas que se encuentren dentro del ámbito de la relación laboral o contractual entre la empresa y el denunciado. La información obtenida a través del canal de denuncias no puede ser utilizada con propósitos distintos a los previstos en la implementación del sistema.
Anonimato del denunciante
La ley permite la opción de que las denuncias puedan ser anónimas, lo que implica que la identidad del denunciante debe mantenerse en confidencialidad si así lo desea el denunciante y no ser revelada al denunciado y se deberá aplicar todas las medidas que sean oportunas para mantener el anonimato a lo largo del proceso y custodia de la información posterior.
Confidencialidad de la información
Toda la información recopilada a través del canal de denuncias debe ser tratada con la máxima confidencialidad, limitando su acceso exclusivamente a aquellos responsables del control interno y cumplimiento designados para tal fin. Siendo recomendable que dichos responsables firmen acuerdos de confidencialidad referentes a estos tratamientos de datos.
Conservación y eliminación de datos
Los datos recopilados en el proceso de gestión de denuncias deben conservarse únicamente durante el tiempo necesario para investigar los hechos denunciados. Si no se derivan medidas disciplinarias contra el denunciado, los datos deben eliminarse pasados tres meses desde su introducción en el canal de denuncias. Si es necesario conservar los datos durante un periodo mayor, estos deberán ser transferidos al departamento encargado de las investigaciones internas dentro de la empresa para proceder con la eliminación de los datos dentro del canal de denuncias.
Conclusión
La implementación de un canal de denuncias y la protección de datos son dos aspectos esenciales que tanto las empresas del sector privado como los organismos del sector público deben gestionar adecuadamente. Si necesitas ayuda para implementar un canal de denuncias en tu empresa o deseas saber más sobre nuestro sistema de denuncias, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estamos aquí para ayudarte a cumplir con todas las normativas y asegurar un entorno de trabajo seguro y ético.
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